Assistant(e) administratif(ve) et personnel(le) du Président (H/F)

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et personnel(le) du Président, hautement organisé(e), discret(ète) et proactif(ve), afin de l’accompagner dans son organisation professionnelle et personnelle quotidienne à Miami. Le poste est principalement axé sur l’assistanat de direction et l’assistanat personnel, avec un soutien administratif complémentaire aux projets immobiliers et de construction en cours. • Assistanat de direction et personnel du Président • Soutien administratif aux projets immobiliers de luxe et aux projets de construction Le/la candidat(e) retenu(e) agira comme un véritable bras droit de confiance du Président, en garantissant une communication fluide, une gestion efficace de l’agenda, un suivi fiable et une coordination sans rupture avec les parties prenantes internes et externes. Principales responsabilités 🔹 Assistanat de direction et personnel • Gérer un agenda complexe sur plusieurs fuseaux horaires • Coordonner les déplacements professionnels et personnels, nationaux et internationaux • Organiser les réunions, préparer les supports et assurer le suivi • Être le point de contact principal pour les communications et priorités du quotidien • Gérer les notes de frais, la documentation et les processus administratifs • Coordonner les prestataires et parties prenantes clés • Coordonner le personnel de maison et les prestataires de services, si nécessaire • Gérer la logistique et l’entretien des véhicules • Gérer les actifs immobiliers et la logistique associée • Assurer le bon déroulement de l’organisation professionnelle et personnelle quotidienne du Président 🔹 Soutien administratif aux projets • Contribuer à la préparation et au suivi des contrats des sous-traitants, fournisseurs et prestataires • Participer au suivi contractuel et à la documentation de conformité • Suivre les factures et les paiements • Contribuer à assurer la cohérence entre les factures, les paiements et les budgets projets • Suivre les attestations d’assurance des sous-traitants et leurs renouvellements • Suivre les permis et autorisations secondaires • Maintenir et mettre à jour les données projets dans Buildertrend • Suivre les plannings, jalons et documents associés • Coordonner les échanges avec les parties prenantes des projets INTERACTIONS PROFESSIONNELLES Le poste implique des échanges fréquents avec le Président, l’équipe projet, l’équipe RH et les équipes internes basées au Luxembourg et en France, notamment les Services Généraux, la Comptabilité et la Finance. Il nécessite également une coordination régulière avec des parties prenantes externes telles que les banques, les entreprises de construction, les sous-traitants et les autres corps de métier du bâtiment. EQUIPEMENT Ordinateur portable et téléphone professionnel Accès à des outils alimentés par l’intelligence artificielle

FORMATION Diplôme de niveau licence souhaité en administration des affaires, assistanat de direction, communication ou domaine équivalent. COMPETENCES 🔹 Compétences comportementales • Excellent sens de l’organisation et grande attention aux détails • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément • Haut niveau de discrétion et de confidentialité • Forte capacité d’anticipation et de résolution de problèmes • Sens du service, approche opérationnelle et fiabilité • Fort sens des responsabilités et capacité à travailler en autonomie • Adaptabilité et résilience dans des environnements dynamiques 🔹 Compétences techniques Maîtrise avancée de : • Microsoft Office 365 (Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) • Outils d’intelligence artificielle (Copilot, ChatGPT ou équivalent) pour la rédaction de documents, l’aide au reporting et l’optimisation des processus Solides compétences digitales pour automatiser, structurer et améliorer les flux de travail Anglais courant obligatoire L’espagnol est un atout important

Rejoignez CEIBA FRANCE une foncière privée, référente en immobilier commercial grâce à ses projets à très forte valeur ajoutée, avec à son actif des réalisations comme Polygone Béziers, Polygone Riviera et la rénovation de Polygone Montpellier dont elle est copropriétaire. Fort de cette expérience, nous avons su aussi nous diversifier en investissant dans d’autres typologies d’actifs : résidences de luxe à Paris 16ième et Miami, La Coupoles à Nîmes, bureaux dans le centre de Montpellier ou business center en plein cœur de Luxembourg. Nous pilotons également le projet de restructuration du centre commercial Fontvieille à Monaco dont nous avons été lauréat.